Fichier de prospection B2B : colonnes, étapes et modèle Excel gratuit

Un fichier de prospection B2B est un tableau qui liste les entreprises et les décideurs qu'une équipe commerciale veut contacter, avec de quoi les joindre, les trier et suivre chaque échange. Pour une agence de prospection, c'est le premier livrable d'une campagne : si le fichier est mal ciblé ou mal tenu, les meilleurs scripts et les meilleures séquences ne rattrapent rien.

Ce guide détaille les colonnes à prévoir, la façon de construire le fichier pas à pas, son nettoyage et les règles à respecter. Un modèle Excel gratuit est proposé plus bas.

Fichier de prospection : de quoi parle-t-on ?

Le fichier de prospection rassemble deux niveaux d'information : l'entreprise (le compte) et la personne à contacter dans cette entreprise. En B2B, on vend à une organisation, mais on parle à quelqu'un. Un bon fichier garde ces deux niveaux séparés et liés.

Il ne faut pas le confondre avec la fiche prospect, qui décrit en détail un seul contact, ni avec le CRM, qui suit les opportunités jusqu'à la signature. Le fichier est la liste de départ : on le construit, on le qualifie, puis on le charge dans l'outil d'envoi ou d'appel et dans le CRM.

Excel ou Google Sheets suffisent pour démarrer une campagne de quelques centaines de lignes. Au-delà, ou dès que plusieurs personnes travaillent sur la même liste, un CRM ou un outil dédié évite les doublons et les versions concurrentes du même fichier.

Les colonnes indispensables d'un fichier de prospection

Les colonnes se répartissent en quatre familles : identifier l'entreprise, identifier le contact, qualifier, puis suivre. Le tableau ci-dessous indique celles qui sont obligatoires pour une campagne et celles qui sont utiles.

La colonne Source est souvent oubliée. Elle devient utile le jour où un contact demande d'où vient son adresse : la CNIL rappelle que la personne doit être informée de l'origine des données lorsqu'elles ont été obtenues auprès d'un tiers. Le détail est dans notre article sur la prospection B2B et le RGPD.

Gardez une valeur par cellule. Un poste comme « Directeur commercial et marketing » reste lisible, mais une cellule qui contient deux adresses mail casse l'import dans la plupart des outils.

Modèle de fichier de prospection Excel gratuit

Nous proposons un modèle de fichier de prospection B2B au format CSV, qui s'ouvre directement dans Excel ou Google Sheets. Il contient les colonnes Entreprise, Site web, LinkedIn entreprise, Prénom, Nom, Poste, LinkedIn, Email, Téléphone, Secteur, Effectif, Ville, Score, Statut et Prochaine action.

Les trois lignes d'exemple sont des exemples fictifs : les entreprises, les personnes, les adresses et le numéro n'existent pas. Supprimez-les avant d'ajouter vos données. Le séparateur est le point-virgule, celui qu'Excel attend en version française.

Construire un fichier de prospection en 6 étapes

1. Décrire la cible. Avant d'ouvrir un tableur, écrivez le profil de l'entreprise visée (secteur, taille, zone, signal d'achat) et le ou les postes à contacter. Sans cette étape, le fichier grossit sans s'améliorer. Notre guide du buyer persona B2B aide à préciser le contact.
2. Lister les entreprises. Partez des comptes, pas des personnes. Les sources possibles : la base Sirene de l'Insee (gratuite, en licence ouverte), l'Annuaire des entreprises de l'État, les annuaires professionnels, les salons, LinkedIn, ou un fournisseur de données.
3. Trouver les bons contacts. Pour chaque entreprise retenue, identifiez une à trois personnes qui correspondent au poste visé. Vérifiez qu'elles sont toujours en poste avant d'aller plus loin.
4. Compléter les coordonnées. Ajoutez l'email professionnel et le téléphone selon le canal prévu, avec un outil d'enrichissement ou à la main. Notez la source de chaque donnée.
5. Qualifier et scorer. Attribuez à chaque compte une note qui reflète son adéquation avec la cible, puis triez. Le lead scoring explique comment bâtir une grille simple.
6. Préparer le suivi. Remplissez Statut et Prochaine action pour chaque ligne, puis chargez le fichier dans l'outil d'envoi ou le CRM.

Exemple fictif : une agence prépare une campagne pour un éditeur de logiciel de gestion destiné aux PME industrielles. Elle liste 400 entreprises industrielles de 50 à 250 salariés dans deux régions, retient le directeur administratif et financier comme contact principal, puis écarte une soixantaine d'entreprises dont le site montre qu'elles utilisent déjà un outil concurrent. Le fichier final compte moins de lignes, mais chaque ligne a une raison d'y être.

Où trouver les données d'un fichier B2B ?

Chaque source a ses forces et ses limites. Le plus souvent, une agence en combine deux ou trois.

Si vous envisagez d'acheter une base, notre article sur l'achat de fichier de prospection compare les modèles de prix et liste les questions à poser au fournisseur.

Nettoyer et entretenir le fichier

Un fichier de prospection se dégrade dès qu'il est créé : les gens changent de poste, les entreprises déménagent ou ferment. Le nettoyage se fait donc à intervalles réguliers, et pas une seule fois à la création.

• Dédoublonner par site web. Le nom d'entreprise s'écrit de plusieurs façons (« SAS Dupont », « Dupont »), le domaine du site beaucoup moins. Pour les personnes, dédoublonnez sur l'email ou sur le lien LinkedIn.
• Uniformiser les formats. Une seule écriture par ville, des téléphones au même format, des effectifs exprimés en tranches identiques. Le tri et les filtres en dépendent.
• Supprimer les adresses invalides. Après chaque envoi, retirez les adresses qui ont produit une erreur définitive (« hard bounce »). Les garder dégrade la réputation du domaine d'envoi.
• Tenir une liste des oppositions. Toute personne qui demande à ne plus être contactée sort de la campagne et ne doit pas revenir lors du prochain import. La CNIL décrit pour cela la « liste repoussoir », qui peut ne garder que l'empreinte (hash) de l'adresse.
• Revérifier avant chaque campagne. Un fichier qui a dormi plusieurs mois doit être revu avant usage : postes, entreprises toujours actives, coordonnées.
• Respecter une durée de conservation. Pour un prospect qui n'est pas client, la CNIL retient trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact venant du prospect. L'ouverture d'un mail ne compte pas comme un contact.

Adapter le fichier au canal

Les colonnes à remplir en priorité dépendent du canal. Remplir tout pour tout le monde coûte cher et ne sert pas toujours.

Les erreurs fréquentes

• Commencer par les contacts au lieu des comptes, et se retrouver avec dix personnes de la même entreprise.
• Viser un volume plutôt qu'une cible. Un fichier de 5 000 lignes mal ciblées produit surtout des désinscriptions.
• Mélanger plusieurs cibles dans le même onglet. Un message ne peut pas parler à la fois à un DAF et à un responsable logistique.
• Oublier la colonne Prochaine action. Sans elle, les relances dépendent de la mémoire du commercial.
• Réimporter un vieux fichier sans retirer les personnes qui se sont opposées.

Scorer un fichier existant avec Ciblix

Ciblix, logiciel français pour les agences de prospection B2B, peut scorer seul un fichier CSV existant, au coût d'un crédit par ligne. Chaque entreprise est lue à partir de son site, taguée et notée sur 20 par rapport au profil de client idéal, avec une analyse et un angle d'approche ; les entreprises hors cible sont écartées avec la raison. Les mails et téléphones déjà présents dans le fichier sont gardés. Le modèle ci-dessus s'importe tel quel. L'outil n'effectue aucune action sur LinkedIn. Forfaits dès 290 € HT par mois, sans engagement : créer un compte.